Règlement intérieur de l'association

RÈGLEMENT INTÉRIEUR                           

Le présent Règlement Intérieur de l'association Loi 1901 déclarée en préfecture :

Passion 4 CV France

est rédigé par le bureau et soumis à approbation par la première Assemblée Générale,

Le présent règlement intérieur a pour but de fixer les modalités d'organisation et de fonctionnement de cette association et du club qui en découle, ainsi que divers droits et devoirs des membres et des diverses catégories de membres. Il peut être modifié à tout      moment par ou sur proposition du Bureau dans les conditions de la rédaction du présent.

ARTICLE 1: ADHESION

L'adhésion à l'association est ouverte à toute personne physique ou morale, sans autre restriction ou réserve que celles prévues par la loi et conformément aux termes de l'article 6 des statuts.

-La demande d’adhésion (et la cotisation) parvient au Président, pour accord.

-Le Président la transmet au Trésorier pour encaissement de la cotisation,

-Le Trésorier la transmet au Secrétaire pour enregistrement des coordonnés de l’adhérent avec courrier et envoi d’une carte de membre confirmant son inscription.

ARTICLE 2 : CATEGORIES DE MEMBRES

L'association se compose de membres fondateurs, de membres d'honneur, de membres bienfaiteurs, de membres adhérents et de membres accompagnants.

Sont membres fondateurs, ceux qui ont participé à la constitution de l’association, identifiés comme signataires du procès-verbal de l’Assemblée Générale constitutive.

Sont membres honoraires (sur proposition du bureau), ceux qui ont rendu des services significatifs à l'association.

Sont membres bienfaiteurs (sur proposition du bureau), ceux qui adressent régulièrement des dons à l’association. Honorifique, ce titre ne confère pas de droit particulier au membre bienfaiteur.

Sont membres adhérents, ceux qui verse annuellement une cotisation,

La cotisation afférente à chaque catégorie de membres est fixée chaque année par le Bureau,

ARTICLE 3 : FIXATION DES COTISATIONS

Conformément aux dispositions de l'article 2 du présent règlement intérieur, le montant de la cotisation annuelle est de 28 € pour les membres adhérents.

Le Bureau fixera chaque année le montant des diverses cotisations qu'il réévaluera si nécessaire.

En cas de démission ou de radiation, le montant de la cotisation annuelle reste due sans possibilité de remboursement total ou partiel au membre concerné.                                                

ARTICLE 4 : VERSEMENT DES COTISATIONS

La cotisation annuelle est exigible le 1° janvier de chaque année civile et au plus tard au 15 février de l'année en cours. Passé ce délai, le membre sera considéré comme démissionnaire.

En payant sa cotisation, le membre accepte de fait le présent Règlement Intérieur.

En cas d'admission de nouveaux membres en cours d'année, la totalité du montant de la cotisation sera due.

Lors de l'admission d'un nouveau membre à compter du 1° septembre, une participation forfaitaire équivalente à la moitié de la cotisation annuelle sera demandée.

En cas de démission, la cotisation est définitivement acquise par l'association pour l'année échue.

ARTICLE 5 : LE BUREAU

L'association est administrée par un bureau ayant un nombre de membres fixé et ratifié par l'Assemblée Générale ordinaire, conformément à l'article 10 des statuts.

Les membres du bureau sont élus à bulletin secret par l'Assemblée Générale ordinaire pour une durée de trois ans parmi les candidats déclarés ou à main levée pour simplifier la procédure quand le scrutin secret n'est pas nécessaire.

Le bureau est renouvelable par tiers. L’ordre de sortie des premiers membres est désigné par tirage au sort. Un membre sortant est rééligible.

Les membres désirant se présenter comme membre du bureau devront en informer le bureau sortant (secrétaire) par lettre recommandée avec accusé de réception au plus tard 1 mois avant l'assemblée générale. En cas de vacance d'une fonction, et en l'absence de tout candidat déclaré selon cette procédure, il pourra exceptionnellement être accepté une candidature spontanée lors de l'Assemblée Générale, et seulement dans ce cas.

En cas de vacance par suite de décès, révocation ou démission, le bureau peut pourvoir provisoirement, si nécessaire, au remplacement de ses membres, sous réserve de confirmation par la plus prochaine assemblée générale ordinaire.

Le mandat des membres du bureau ainsi désignés prend fin à l'époque où devait normalement expirer le mandat des membres remplacés.

L'Assemblée Générale (à la majorité des 2/3 des membres présents ou représentés) peut, en toutes circonstances, même si cette question n'est pas portée à l'ordre du jour, demander la révocation d'un ou plusieurs membres du bureau et procéder à leur remplacement par un vote.

Les personnes morales, membres de l'assemblée générale, peuvent être nommées en qualité d'administrateurs. Lors de leur nomination, elles doivent désigner une personne physique chargée de les représenter au bureau avec ses coordonnées en cas d'absence.

Toute modification dans cette représentation doit faire l'objet d'une notification à l'association par lettre recommandée.

L'association n'étant constituée que de volontaires bénévoles, aucun salaire, aucun remboursement de frais ne peut être effectué aux membres de l'association.

ARTICLE 6: POUVOIRS ET FONCTIONNEMENT

DU BUREAU

Le Bureau est investi des pouvoirs de gestion les plus étendus tant auprès des membres que de tous organismes privés ou officiels pour agir en toutes circonstances au nom de l'association, pour faire et autoriser tous actes et opérations qui entrent dans l'objet de l'association et qui ne sont pas de la compétence des assemblées générales.              

Il fixe l'ordre du jour des Assemblées Générales.

Le bureau se réunit aussi souvent que l'intérêt de l'association l'exige et au moins deux  fois par an, en utilisant éventuellement les moyens technologiques disponibles.

La convocation indique la date, l'heure, l'ordre du jour et le lieu de la réunion.

Toutefois, le bureau peut se réunir sur convocation du président ou à la demande de 50 % (arrondi au nombre supérieur) des membres au moins.

L'ordre du jour est fixé pour cette réunion, et transmis aux membres du bureau aussitôt que possible par tout moyen. En cas d'absence d'un membre, il peut donner procuration à un autre membre. En cas d'absence de deux membres, la réunion est reportée.

Il est tenu un registre de présence signé par les membres participant à la séance.

Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents.

En cas d'égalité des voix, celle du président est prépondérante.

Les délibérations du bureau sont constatées par des procès-verbaux, établis sans blanc, ni ratures sur des feuilles numérotés et conservés par le secrétaire, ils sont signés par le Président et le Secrétaire.

ARTICLE 7: LE BUREAU

Le Bureau, désigné parmi les membres adhérents à jour de leur cotisation, est composé de :

  • un président
  • un trésorier
  • un secrétaire

En cas de vacance de l'un d'eux, le bureau pourvoit immédiatement à son remplacement.

Les membres du bureau sont tous désignés pour la durée de leur mandat d'administrateur. Ils sont rééligibles.

Ils sont révocables par l'Assemblée Générale à la majorité des deux tiers au moins.

Le bureau peut s'adjoindre un ou plusieurs employés rétribués pour l'assister dans sa gestion.

Les fonctions de chacun sont détaillées ci-dessous.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           

ARTICLE 8: LITIGE

Tout litige quant à l'application du présent Règlement Intérieur est discuté et résolu amiablement par le Bureau et à défaut par les juridictions du siège social déclaré de l'association 1901. 

Activités de l'Association

ARTICLE 9 : SORTIES

L'Association fonctionne en Club. A ce titre, des manifestations diverses peuvent être programmées au plan national, régional ou local et peuvent être organisées au profit d'une action caritative.

Pour cela, l'association contractera une assurance auprès d'une société spécialisée qui couvrira, outre les garanties minimales exigées par la législation, les manifestations, en fonction des contraintes de déclarations imposées par les pouvoirs publics ou l'assureur.

Chaque manifestation déclarée bénéficie donc de la protection que lui confère l'association. Pour autant, les membres doivent justifier d'une attestation d'assurance (véhicules terrestres à moteur) en cours de validité, d'un permis de conduire valide et de la justification de la possession du véhicule (certificat d'immatriculation).

Au plan régional, un référent (impérativement membre de l'association) se chargera d'informer le bureau (Président, Secrétaire ou Trésorier) par tout moyen (e-mail, forum, lettre) a minima 15 jours avant l'événement de manière à pouvoir informer les autorités compétentes et l'assureur si nécessaire.

Les personnes souhaitant participer à l'événement, sans être membre de l'association, devront, pour bénéficier de la protection de l'association, s’acquitter d'un forfait ponctuel (à la journée). Si le participant ne souhaite pas payer le forfait, il peut néanmoins participer à l'événement, mais à titre purement personnel. L'association ou ses représentants ne pourront pas être tenus pour responsables en cas de dommage.

Un rassemblement national peut être organisé par le Bureau, aidé d'autant de personnes que nécessaire et / ou de volontaires s'étant fait connaître au Bureau et s'appuyant sur le référent régional. De plus, les déclarations en préfecture nécessaires devront être envoyées dans les délais légaux imposés.

ARTICLE 10 : Manifestation particulière.

En cas d'organisation d'un événement donnant lieu à une manifestation spécifique et en fonction de l'ampleur, le Bureau se chargera de son organisation, aidé par les volontaires.

Une assurance spéciale peut être contractée pour l'occasion.

Les modalités seront à définir au moment de la constitution de l'événement.

ARTICLE 11 : Fonctionnement du club.

L'Association est le support du club :                                                                                     

Passion 4 CV France

A vocation conviviale, il s'agit pour ses membres d'organiser des sorties amicales autour de la 4 CV Renault, tout en permettant le développement d'un esprit de fraternité et d’entraide entre les membres de ce club.                                                              

Conditions pour être membre du Passion 4 CV France :

Toute personne souhaitant faire partie du Passion 4 CV France fera acte de candidature en manifestant clairement sa volonté d'adhérer au dit club en remplissant la demande     d'adhésion accompagné de sa cotisation. Il ne sera adhérent qu’après accord du Bureau qui lui délivrera une carte de membre

Il pourra être parrainé par un membre du club.

Création d'entités régionales :

Pour tenir compte de l'éloignement géographique des membres, il est envisagé de subdiviser le club en entités régionales.

Ces entités seront à définir lors d'une Assemblée Générale selon des modalités fixées par le Bureau. Dans ces dispositions, un référent permanent ou ponctuel sera désigné pour assurer la liaison entre le bureau et les membres pour les événements et manifestations régionaux.

ARTICLE 12 : RELATIONS INTERNES

Au sein du club, des relations de fraternité et de camaraderie sont la norme.

C'est ainsi que lorsque des membres se rendent dans une région autre que la leur, la tradition veut que les membres locaux fournissent l'aide et l'accueil nécessaires au bon déroulement du déplacement du membre visiteur. Il convient alors de lui faciliter les recherches, en l'aidant en cas de problème et en l'accompagnant si nécessaire, dans la mesure des disponibilités de chacun et sans pour autant que cela mette le membre accueillant en difficulté.

Tout adhérent pourra refuser que l’on diffuse ses coordonnées aux autres membres, il devra le faire de façon claire et écrite.

ARTICLE 13 : FONCTIONS DES MEMBRES DU BUREAU.

Le (la) président(e).

Élu(e) par les membres du club lors de l'Assemblée Générale, le (la) président(e) assume les fonctions de dirigeant et d'administrateur de l'association. A ce titre une assurance spéciale sera souscrite et prise en compte par l'Association pour couvrir les risques au titre de sa charge.                                                        

Il anime et coordonne le fonctionnement de l'association et du club, dont il est président de fait.

Il est chargé de représenter l'association et le club dans tous les actes de la vie courante et de prendre les décisions urgentes si nécessaire. Il est en outre responsable devant les instances officielles des dysfonctionnements et litiges quels qu'ils puissent être. Pour cela il arbitre aussi les litiges survenant entre membres et ratifie les décisions de sanctions émises par le Bureau.

Il approuve le compte de résultat et la comptabilité de l'association, il prépare en liaison  avec le Bureau l'ordre du jour des Assemblées Générales. Pour éviter trop de bouleversements, son mandat, comme celui du bureau, est d'une durée de trois ans.

Ses fonctions cessent à la fin de son mandat, sur démission ou sur radiation.             

Toutefois dans le cas de radiation ou révocation, celle-ci devra être proposée par le bureau (ou au moins 50 % de ses membres, arrondi au nombre supérieur) et en tout état de cause ratifiée par l'Assemblée Générale (extraordinaire si nécessaire).

En cas de vacance imprévisible de la fonction, un vice-président assure l'intérim de ces fonctions jusqu'à la prochaine Assemblée Générale qui devra être consultée sur l'élection     d'un  nouveau Président.

Le (la) Secrétaire.

Élu par l'Assemblée Générale, le (la) secrétaire est chargé pour toute la partie administrative :

  •  de collecter toutes les demandes d'adhésion,
  • de faire toutes les déclarations officielles et administratives,
  • des mises à jour des statuts,
  • de la préparation des ordres du jour des Assemblées Générales,
  • du Procès verbal des Assemblées Générales,
  • de toute la correspondance,
  • des archives.

Le (la) Trésorier (ère)

Élu par l'Assemblée Générale, le(la) trésorier(ère) est chargé de toute la comptabilité de l'association.

Pour ce faire il doit tenir à jour toutes les opérations d'entrées ou de sorties de fonds.

Il collecte les cotisations et effectue les rappels de cotisation en temps utiles.

Il assure le suivi du compte bancaire et doit être en mesure de pouvoir présenter à tout moment un bilan financier sur demande du Bureau, des membres ou de tout autre organisme officiel.

Il centralise les paiements divers et se charge du paiement des prestations engagées par l'Association.

Il est responsable de la bonne gestion des comptes de l'association devant l'Assemblée Générale à qui il présente le bilan financier annuel. Il recevra quitus par l'Assemblée Générale des comptes de résultats annuels,

Il alerte le Bureau de toute situation qui pourrait placer l'association en difficulté.

Il tient les registres et les documents administratifs et financiers nécessaires à la bonne tenue des comptes de l'association. Ces registres seront contresignés annuellement par le Président.

Il ne peut être tenu pour responsable des fautes de gestion résultant de décisions approuvées par le bureau ou l'Assemblée Générale, et en tous cas pas sur ses deniers personnels. A ce titre, l'Association contractera une assurance spécifique dont le montant de la cotisation annuelle sera pris en charge par l'Association.

Sur décision du Bureau les comptes de l'Association pourront être soumis à contrôle ou validation par un expert ou tout autre personne désignée par le Président. Les frais en étant supportés par l’association.

L'ensemble des membres du Bureau bénéficiera de la couverture d'une assurance spéciale couvrant les risques liés à leur charge, prise en compte financièrement par l'association.

Il sera demandé à chaque membre de l'association d'approuver le présent Règlement Intérieur en renvoyant un exemplaire daté et signé au secrétaire de l'association, chargé de conserver les archives

                                                                                                         Le Président :